Certifikacijska presoja ne sme biti izpit, na katerega se učite zadnjo noč. Če sistem vodenja deluje, je presoja predvsem potrditev tega, kar že počnete. Kljub temu se v zadnjih tednih splača preveriti nekaj stvari, ki jih presojevalec zagotovo pogleda.

1. Kontekst, zainteresirane strani in obseg

Presoja se začne pri točki 4 standarda. Presojevalec bo želel videti, da ste prepoznali notranje in zunanje dejavnike, ki vplivajo na vaše poslovanje, ter zahteve pomembnih zainteresiranih strani. Obseg sistema mora biti jasno zapisan in skladen s tem, kar dejansko počnete.

2. Tveganja in priložnosti z ukrepi

Register tveganj brez ukrepov je ena najpogostejših šibkih točk. Za pomembna tveganja morajo obstajati načrtovani ukrepi, odgovorne osebe in dokaz, da ste njihovo učinkovitost preverili.

3. Cilji kakovosti, ki jih spremljate

Cilji morajo biti merljivi, imeti morajo roke in odgovorne – in podatki o njihovem doseganju morajo biti ažurni. Presojevalec bo zagotovo vprašal: »Kako vam gre pri tem cilju in kaj ste naredili, ker ga niste dosegli?«

4. Notranja presoja in vodstveni pregled

Pred prvo certifikacijsko presojo morata biti izvedena vsaj ena notranja presoja celotnega sistema in vodstveni pregled. Zapisnik vodstvenega pregleda mora vsebovati vse vhode, ki jih zahteva standard, in odločitve – ne le seznam tem.

5. Neskladnosti in korektivni ukrepi

Presojevalca ne zanima, ali imate neskladnosti – ima jih vsaka organizacija. Zanima ga, ali ste poiskali vzrok in ali je ukrep preprečil ponovitev. Analiza vzrokov (npr. metoda »5 zakaj«) je pri tem nepogrešljiva.

6. Kompetence in ozaveščenost zaposlenih

Presojevalec bo govoril z zaposlenimi na različnih ravneh. Ali poznajo politiko kakovosti, cilje, ki se nanašajo na njihovo delo, in posledice, če zahtev ne izpolnjujejo? Kratek sestanek z ekipo pred presojo naredi veliko.

Kratek kontrolni seznam

• Obseg, politika in cilji kakovosti so ažurni in komunicirani.
• Register tveganj in priložnosti ima ukrepe in odgovorne.
• Notranja presoja celotnega sistema je izvedena.
• Vodstveni pregled je izveden in dokumentiran.
• Neskladnosti imajo analizo vzrokov in zaprte ukrepe.
• Evidence o usposabljanju in kompetencah so urejene.
• Ocenjevanje dobaviteljev in povratne informacije kupcev so spremljani.